La información generada por las empresas crece cada año y mantener toda la documentación ordenada y clasificada se vuelve cada vez más complicado. Por esa razón los sistemas de gestión documental están cobrando cada vez más peso en las compañías por la organización y eficiencia que garantiza. En este post hablamos sobre qué es la gestión documental y cuáles son los beneficios que este tipo de administración y almacenaje de archivos físicos puede traer a tu negocio.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso por el cual se administran todo tipo de documentos de una empresa u organización. Esto permite recuperar la información, determinar el tiempo que deben guardarse y conservarse de forma indefinida los documentos más valiosos.
Contratar un servicio de gestión documental se ha vuelto una prioridad para los negocios que poseen un gran volumen de documentos físicos ya que afecta de manera directa en el trabajo y la seguridad de los archivos. Además, permite identificar de forma rápida y eficiente cualquier archivo físico.
Pero al hablar de qué es la gestión documental no solamente nos referimos al almacenaje, sino que también abarca la organización, recuperación, seguridad y mantenimiento de los documentos de una empresa.
Para garantizar una gestión documental y de archivo eficaz, se deben seguir unas directrices con las que clasificar documentos, carpetas, cartas, libros o cuadros. Para optimizar el espacio se establece cuáles son necesarios y cómo deben organizarse.
Ventajas de un sistema de gestión documental y archivo
Implantar un sistema de gestión documental de archivo físico nos garantiza que:
- Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes.
- Podemos consultar toda la documentación y archivos de forma ágil.
- Se conservan los documentos originales y de forma íntegra en lugares seguros con las condiciones óptimas para que no se deterioren.
- Se puede operar de manera manuscrita con los documentos.
- Facilidad para localizar los documentos de forma rápida.
- Organizar de forma eficaz y categorizada la documentación adaptando el mobiliario a las condiciones específicas de tu empresa.
- La conservación de documentos y archivos delicados.
- Cuando los documentos no se gestionan se pueden extraviar y, si se trata de información sensible, puede quedar expuesta. Por esa razón la gestión documental permite proteger la información confidencial con rigurosas políticas de privacidad y control de acceso al archivo.
Cuáles son los procesos de gestión documental
Para realizar una correcta gestión documental, se deben tener en cuenta algunos aspectos que afectan a la conservación del archivo físico de una empresa. Se debe establecer quién tiene acceso a la gestión de los documentos, cómo se van a almacenar, qué orden se va a seguir, etc.
Registro
Todos los documentos que forman parte de un archivo físico deben registrarse para dejar constancia de que ese documento se ha incorporado a la colección.
Clasificación
La finalidad de la gestión documental es almacenar archivos con un orden que nos permita localizarlos con facilidad. Para ello es necesario clasificar los documentos según tipologías, años, características… Dependiendo del tipo de documentos se debe hacer una estructura jerárquica que funcione para todos los documentos.
Almacenamiento
El proceso de gestión de los documentos tiene como objetivo preservar los documentos asegurando su autenticidad e integridad en un período determinado. Es decir, garantizar que los documentos se conserven en un lugar seguro controlando las condiciones del entorno y la manipulación de los mismos para reducir las posibilidades de deterioro o robo.
Acceso
En esta fase se establece una regulación sobre quién tiene acceso a los documentos y qué tipo de permisos tiene sobre ellos: consulta, creación, modificación o destrucción.
¿Por qué recurrir a un profesional para la gestión documental y organización de archivos?
Proteger archivos físicos es mucho más complejo que almacenar los documentos en archivadores. Como profesionales de la gestión documental de archivos físicos, en Eypar ofrecemos opciones personalizadas de estanterías móviles para organizar y archivar todo tipo de documentos: armarios móviles, inteligentes, archivadores de oficina, almacenamiento para obras de arte y estanterías modulares para todo tipo de entornos y ubicaciones.
Si estás pensando en empezar un proceso de gestión documental y organizar tus archivos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Buscaremos la opción que mejor se adapte a tus necesidades.