{"id":4242,"date":"2022-06-17T11:59:54","date_gmt":"2022-06-17T11:59:54","guid":{"rendered":"https:\/\/eypar.com\/gestion-documental-organizacion-archivos-que-es\/"},"modified":"2022-06-17T11:59:54","modified_gmt":"2022-06-17T11:59:54","slug":"gestion-documental-organizacion-archivos-que-es","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/eypar.com\/ca\/gestion-documental-organizacion-archivos-que-es\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n documental y organizaci\u00f3n de archivos: \u00bfqu\u00e9 es?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La informaci\u00f3n generada por las empresas crece cada a\u00f1o y mantener toda la documentaci\u00f3n ordenada y clasificada se vuelve cada vez m\u00e1s complicado. Por esa raz\u00f3n los <\/span><b>sistemas de gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> est\u00e1n cobrando cada vez m\u00e1s peso en las compa\u00f1\u00edas por la organizaci\u00f3n y eficiencia que garantiza. En este post hablamos sobre <\/span><b>qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> y cu\u00e1les son los beneficios que este tipo de administraci\u00f3n y almacenaje de archivos f\u00edsicos puede traer a tu negocio.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental?\u00a0<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> es el proceso por el cual se administran todo tipo de documentos de una empresa u organizaci\u00f3n. Esto permite recuperar la informaci\u00f3n, determinar el tiempo que deben guardarse y conservarse de forma indefinida los documentos m\u00e1s valiosos.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Contratar un servicio de <\/span><b>gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se ha vuelto una prioridad para los negocios que poseen un gran volumen de <\/span><a href=\"https:\/\/eypar.com\/soluciones\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">documentos f\u00edsicos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ya que afecta de manera directa en el trabajo y la seguridad de los archivos. Adem\u00e1s, permite identificar de forma r\u00e1pida y eficiente cualquier archivo f\u00edsico.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pero al hablar de <\/span><b>qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">no solamente nos referimos al almacenaje, sino que tambi\u00e9n abarca la organizaci\u00f3n, recuperaci\u00f3n, seguridad y mantenimiento de los documentos de una empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para garantizar una <\/span><b>gesti\u00f3n documental y de archivo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> eficaz, se deben seguir unas directrices con las que clasificar documentos, carpetas, cartas, libros o cuadros. Para optimizar el espacio se establece cu\u00e1les son necesarios y c\u00f3mo deben organizarse.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Ventajas de un sistema de gesti\u00f3n documental y archivo<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Implantar un sistema de gesti\u00f3n documental de archivo f\u00edsico nos garantiza que:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Los sistemas de gesti\u00f3n documental sirven como <\/span><b>repositorio <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">central para todos los documentos importantes.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Podemos <\/span><b>consultar <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">toda la documentaci\u00f3n y archivos de forma \u00e1gil.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Se conservan los <\/span><b>documentos originales<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> y de forma \u00edntegra en lugares seguros con las condiciones \u00f3ptimas para que no se deterioren.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Se puede <\/span><b>operar <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">de manera manuscrita con los documentos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Facilidad para <\/span><b>localizar <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">los documentos de forma r\u00e1pida.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Organizar <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">de forma eficaz y categorizada la documentaci\u00f3n adaptando el mobiliario a las condiciones espec\u00edficas de tu empresa.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La conservaci\u00f3n de documentos y<\/span><b> archivos delicados<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Cuando los documentos no se gestionan se pueden extraviar y, si se trata de informaci\u00f3n sensible, puede quedar expuesta. Por esa raz\u00f3n la gesti\u00f3n documental permite <\/span><b>proteger <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">la informaci\u00f3n confidencial con rigurosas pol\u00edticas de privacidad y control de acceso al archivo.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Cu\u00e1les son los procesos de gesti\u00f3n documental<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para realizar una correcta gesti\u00f3n documental, se deben tener en cuenta algunos aspectos que afectan a la conservaci\u00f3n del archivo f\u00edsico de una empresa. Se debe establecer qui\u00e9n tiene acceso a la gesti\u00f3n de los documentos, c\u00f3mo se van a almacenar, qu\u00e9 orden se va a seguir, etc.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Registro<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Todos los documentos que forman parte de un archivo f\u00edsico deben registrarse para dejar constancia de que ese documento se ha incorporado a la colecci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Clasificaci\u00f3n<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La finalidad de la <\/span><b>gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> es almacenar archivos con un orden que nos permita localizarlos con facilidad. Para ello es necesario clasificar los documentos seg\u00fan tipolog\u00edas, a\u00f1os, caracter\u00edsticas\u2026 Dependiendo del tipo de documentos se debe hacer una estructura jer\u00e1rquica que funcione para todos los documentos.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Almacenamiento<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El proceso de <\/span><b>gesti\u00f3n de los documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> tiene como objetivo preservar los documentos asegurando su autenticidad e integridad en un per\u00edodo determinado. Es decir, garantizar que los documentos se conserven en un lugar seguro controlando las condiciones del entorno y la manipulaci\u00f3n de los mismos para reducir las posibilidades de deterioro o robo.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Acceso<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En esta fase se establece una regulaci\u00f3n sobre qui\u00e9n tiene acceso a los documentos y qu\u00e9 tipo de permisos tiene sobre ellos: consulta, creaci\u00f3n, modificaci\u00f3n o destrucci\u00f3n.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfPor qu\u00e9 recurrir a un profesional para la gesti\u00f3n documental y organizaci\u00f3n de archivos?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Proteger archivos f\u00edsicos es mucho m\u00e1s complejo que almacenar los documentos en archivadores. Como profesionales de la gesti\u00f3n documental de archivos f\u00edsicos, en <\/span><b>Eypar <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ofrecemos opciones personalizadas de estanter\u00edas m\u00f3viles para organizar y archivar todo tipo de documentos: armarios m\u00f3viles, inteligentes, archivadores de oficina, almacenamiento para obras de arte y estanter\u00edas modulares para todo tipo de entornos y ubicaciones.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si est\u00e1s pensando en empezar un proceso de gesti\u00f3n documental y organizar tus archivos, no dudes en ponerte en <\/span><a href=\"https:\/\/eypar.com\/contacto\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">contacto con nosotros<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Buscaremos la opci\u00f3n que mejor se adapte a tus necesidades.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La informaci\u00f3n generada por las empresas crece cada a\u00f1o y mantener toda la documentaci\u00f3n ordenada y clasificada se vuelve cada vez m\u00e1s complicado. Por esa raz\u00f3n los sistemas de gesti\u00f3n documental est\u00e1n cobrando cada vez m\u00e1s peso en las compa\u00f1\u00edas por la organizaci\u00f3n y eficiencia que garantiza. 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